QUANTO SONO PRODUTTIVE LE VOSTRE RIUNIONI?

Secondo molti lavoratori il numero delle riunioni negli ultimi anni è decisamente aumentato e ha subito molti cambiamenti nelle modalità.

Sempre più spesso infatti sono in parte o del tutto virtuali e necessitano di alcuni accorgimenti sia nella preparazione che nella gestione live per evitare che l’attenzione cali e si riesca a raggiungere l’obiettivo prefisso.

Ma come fare? Basta utilizzare un paio di piccoli accorgimenti:

  • Innanzitutto, per chiarire a tutti di cosa si parlerà durante la riunione, è utile preparare un ordine del giorno da allegare alla mail di convocazione all’incontro.
    In questo modo tutti i partecipanti saranno preparati sull’argomento.
  • Se la riunione è in parte o del tutto virtuale, assicurati di avere i mezzi giusti per gestirla e soprattutto di saperli utilizzare al meglio per evitare rallentamenti e ritardi.
  • Cominciare la riunione nei tempi previsti e chiedendo di silenziare le notifiche aiuterà a non avere interruzioni e nervosismi.
  • Preparare una “to do list” con la proposta di divisione dei compiti ed una “tentative agenda” per l’incontro successivo.
  • Per recuperare le informazioni in un momento successivo o semplicemente rileggere di cosa si è parlato alla riunione o, ancora, dare la possibilità a chi non ha potuto partecipare di recuperarla, è utile registrare l’incontro o dare il compito a uno dei partecipanti di scrivere un riepilogo (meeting report) che verrà inviato a tutti i partecipanti alla fine della riunione. In questo modo saranno nuovamente chiare le decisioni prese durante la riunione e i passi successivi da fare.

Pensi di riuscire ad esprimere la tua idea, condividerla, accogliere le proposte e definire una nuova timing tutto in una riunione di soli 15 minuti?
Se la risposta è si significa che sei perfettamente in grado di organizzare riunioni proficue per te e i tuoi collaboratori.

Hai trovato utile questo articolo? Vogliamo parlarne? Scrivimi, sarò felice di condividere con te il mio punto di vista.